업무용 폴더 관리 방법 Ver.3 (도움이 되는 단축키편)

본의 아니게 누추한 책 블로그의 몇 안 되는 단골 메뉴가 된 ‘업무용 폴더 관리 방법 Ver.2’를 만든 지 벌써 5년 10개월이 지났다.

여전히 그 시대와 같은 직무를 수행하고 있는 바, 기존의 내용에 덧붙여 이번에는 나름의 기술적인(?) 측면을 정리해 보려고 한다.

덧붙여서, 업무용 폴더 관리 방법 Ver.2를 아직 읽지 않은 분이라면, 이하의 링크를 통해 액세스할 수 있다.

https://blog.naver.com/lsb8694/220916530435업무용 폴더 관리 방법 Ver. 2012년 12월 입사 후 약 4년이 지났다.

전략기획팀에 입사하여 현재는 인사총무팀에서 근무하고 있는 … blog.naver.com6년 가까운 세월이 지나서도 상기의 폴더 관리 방법을 여전히 유지하는 것은 회사 운영 흐름과 본인의 업무 스타일이 어느 정도 단체화된 이후 별다른 변화가 필요하지 않았음을 의미하며 그에 따른 안도감과 실망감을 동시에 느낀다.

안도는 우리 회사가 정말로 안정적이고, 제가 맡은 직무가 현재까지 저의 더딘 성장 속에서 커버되 왔다는 점일 터이고, 실망감은 요즘 유행하는 수많은 협업 도구의 범람 속에서도 우리는 정보 보안을 이유로 여전히 탐색기만으로 대부분의 파일과 폴더를 관리해야 했던 것에 기인한다.

약 6년 전 그 글은 독자에게 유용한 글인지도 모르지만 2022년 말 발행된 이 전통식 콘텐츠는 그냥 하찮은 글인지도 모른다.

그럼에도 불구하고 이 글을 찾아 주신 독자 분들에게 우선 감사의 말을 전한다.

1. 과거의 자신에게 보내피드백 약 6년 전에 발행한 문장의 핵심 내용을 요약하고 현 시점에서 덧붙여자주적인 피드백은 다음과 같다.

1)모든 업무는 “시작”폴더에서 파악하고”진행”폴더에서 작업하고”보관”폴더로 끝난다.

-현재 역시 시작 폴더에서 준비물을 찾아 진행 폴더에서 업무를 수행하고 완료한 것은 이력 관리 차원에서 보관 폴더 내에서 연도별로 관리한다.

2)자신만의 체계화된 폴더/파일 관리 기준을 수립한다.

a. 보관 폴더는 “업무별>연도별>월별”순으로 관리 b.파일 이름은 “작성 날짜(221104)_업무 내용_v버전(특이 사항)”에서 관리-과거보다 느슨해졌고 업무상 중요한 파일이 아니면 모든 파일 이름을 상기 체계에서 관리되지 않고 있다.

다만 폴더 시스템은 여전히 통제되고 있다.

근무 기간이 10년에 이른다고 업무용 폴더/파일의 양도 매우 방대하게 됐지만 폴더 운영은 체계적으로 하되 중요하지 않은 파일은 별도의 수정 없이 특정 하위 폴더에 모아 두게 됐다.

자연스럽게 모든 파일을 체계적으로 관리하려는 강박 관념에서 벗어난 것이다.

3)복수의 버전이 있는 파일이나 중요한 협의 사항/송신한 메일(txt)는 내부에 폴더를 만들어 보존한다.

-현재는 네이버 카페에 대부분의 텍스트 파일을 붙여서 이관을 마친 상태다.

폴더/파일명을 검색하고 철 지난 업무에 다시 접근할 수 있는 것은 한계가 있어 텍스트 파일 내부까지 검색할 수 없기 때문에 오랜 협의 사항이나 메일 내용은 검색 가능한 곳에 보존하는 것이 더 유리하다고 판단했다.

그래도 폴더와 파일이 왜 생성되어 어떻게 관리됐는지에 대한 이력은 그대로 해당 폴더 내에서 관리되는 것이 옳다고 생각하여 본 운영 방식 자체는 그대로 유지 중이다.

2. 폴더 관리 방법의 종래형/기술적 개선에 대해서 알림 1)본인이 위에 마련한 것처럼 독자도 나름대로 폴더/파일 관리 방식을 확립했다면 이미 99%는 최적화가 완료했다고 봐도 과언이 아니다.

다만 여기서는 단순 반복 작업을 조금이라도 줄이는 방법을 안내한다)양이다.

Alt+Tab(활성화된 화면 전환)Alt+F4(창 닫다/종료), Ctrl+A(전 선택), Ctrl+클릭(1개씩 누적 선택), Shift+클릭(연속 선택)등은 국민 단축 키(?)으로 불릴 만큼 기본적이어서, 자세한 설명은 생략하다.

2)별도 폴더 관리 프로그램을 사용하지 않을 경우 우리가 고려할 점은 윈도 탐색기에 한정될 것.클라우드나 생산성 향상 도구를 사용하는 업무 환경이 있으면 좋겠지만 그렇지 않은 독자들에게 과장되게, 그러나 고작 Windows10단축 키를 줘서 실망한 분은 여기에서 브라우저 창을 닫아도 된다.

다만 단순 나열식 단축 키 조작법이 아니라 실제 활용 방식을 가능한 한 자세히 설명하려고 한다.

3. 폴더/파일 관리를 위한 유용한 단축 용례 1)신규 탐색기 창을 열고:<Win+E>탐색기 아이콘을 작업 표시줄의 하단에 이미 넣어 두었다면 굳이 외우지 않아도 된 단축 키이다.

하지만 폴더와 파일을 관리하는 것은 일반적 작업한 폴더에서 완료된 폴더에 파일을 바쁘게 보내지 않으면 안 될 일이 많을 것이다.

이때<Win+E>을 치면 기존의 탐색기 창이 여러개 열고 있는 것과 관계 없이 또 새로운 탐색기 창을 열 수 있으므로 경우에 따라서는 얼마간의 시간을 절약할 것.2)두가지 탐색기에서 화면을 반 채우다:<Win+>,<Win+>폴더 내의 파일을 이리저리 움직이고 관리할 때 사용하는 유용한 화면 분할 단축 키이다.

탐색기 이외에도 인터넷 브라우저, 오피스 프로그램 등 대부분의 창에 적용된다.

윈도 키를 누른 상태에서 왼쪽 화살표를 누르고 빼고 윈도 키도 떼면 오른쪽에 추가로 열고 싶어 창 목록이 보인다.

그 때 폴더 관리가 필요한 다른 탐색기를 오른쪽에 배치하면 폴더 간의 매우 효율적인 파일 이동이 가능하게 된다.

듀얼 모니터를 사용하고 굳이 그럴 필요는 없다고 생각하는 독자도 있을 것이다.

참고로 나는 마우스의 긴 동선이 싫다.

최대한 쥐는 적어도 움직이고 싶어 하는 본인의 충성심을 이해하기 바란다.

3)이전 폴더, 이후 폴더, 상위 폴더 이동:<Alt+>,<Alt+>,<Alt+▲>탐색기 내의 많은 폴더와 파일을 관리하고 있다고 홍·길동처럼 이 폴더 그 폴더를 오가야 할 순간이 자주 있을 것이다.

특히 업무 메일과 메신저로 첨부된 모든 파일을 데스크 톱의 특정 폴더에 다운로드하는 나는 이 파일을 다시 적절한 폴더에 분류하고 담는 노력이 꼭 필요하다.

이때 내가 아까 들어간 폴더에 갈 때,<Alt+>을 누르면 탐색기 왼쪽 위의 “←”을 클릭하지 않더라도 예전의 폴더에 돌아갈 수 있었다.

이처럼 이전 폴더에 가면 다시 그 뒤의 원래 폴더로 돌아가고 싶을 때가 있을 것이다.

이 때는<Alt+>을 누르면 된다.

폴더 구조가 복잡한 경우 하위의 하위 폴더에 머물고 있지만, 다시 상위 폴더로 이동하고 싶을 때가 있을 것이다.

이 경우는<Alt+▲>를 누르도록 한다.

참고로 Alt를 누르던 채 방향 키를 몇 차례 누르기만 좋아하는 단계로 이동할 수 있다.

4)마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 새 폴더를 클릭=<Ctrl+Shift